Conservation des documents d’une entreprise : archivage et durée
Durant l’existence d’une entreprise, les documents et papiers administratifs, commerciaux, sociaux, comptables s’accumulent. Certains d’entre eux sont nécessaires à vie, d’autres ont une valeur légale plus éphémère. Quelle est la durée de conservation des documents ? Quel archivage des documents d’une entreprise doit on respecter afin de se prémunir d’éventuels besoins.
Durée de conservation des documents d’entreprise…les conseils Officéo
Chaque document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité est répertorié et assujetti à une durée légale de conservation , essentiellement à des fins probatoires.
La durée de conservation, et par conséquent l’archivage des documents d’une entreprise qui en découle, dépend de la nature du document.
- Les documents commerciaux : durée de conservation légale 10 ans. Il s’agit notamment des contrats, correspondances, commandes…
- Les documents sociaux : durée de conservation légale 30 ans Il s’agit entre autre des statuts d’entreprise, registres de présence aux conseils d’administration, rapports des gérants, rapports des commissaires aux comptes…
- Les documents et pièces comptables (livres des comptes, bilans, inventaires, factures, documents bancaires, justificatifs de TVA, bons de commande … ) : durée de conservation légale 10 ans
- Les documents du personnel tels que registre du personnel, bulletins de paie, fiches fiscales des salariés sont à conserver entre 5 et 10 ans
L’archivage des documents d’une entreprise… l’aide de votre Assistant Privé
Une fois répertoriés, les documents d’une entreprise devant être conservés, doivent être archivés de manière efficace et selon la législation.
Votre Assistant Privé,spécialisé dans les travaux de bureautique et de secrétariat courant vous aide dans :
- Le tri des papiers et documents de votre entreprise selon leur durée légale de conservation
- Le classement de vos documents administratifs, sociaux, comptable et commerciaux
- La numérisation de vos documents dans un coffre fort numérique via la plateforme Mon Officeo
Pour classer ou archiver vos documents d’entreprise selon leur durée de conservation, prenez contact par formulaire ou au 0810 180 199
